Το Πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Εργασίας «Εργάνη», διασυνδέεται με το ΟΠΣ ΟΑΕΔ και το ΟΠΣ ΙΚΑ – ΕΤΑΜ, και από 1/3/2013 έχει μπει στη ζωή των επιχειρήσεων.

Το πληροφοριακό σύστημα «Εργάνη» που «γεννήθηκε» την 1η Μαρτίου 2013, αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο συλλογής στατιστικών δεδομένων και, παράλληλα, έναν κομβικό μηχανισμό για την ποιοτική αναβάθμιση των πολιτικών του Υπουργείου Εργασίας.

Το σύστημα «Εργάνη» δημιουργήθηκε για την αποτελεσματική καταπολέμηση της αδήλωτης και ανασφάλιστης εργασίας, για τη σημαντική μείωση του γραφειοκρατικού και διοικητικού βάρους για τις επιχειρήσεις και τέλος την δημιουργία νέων θέσεων εργασίας.

Όπως έγινε γνωστό με αποφάσεις που έχει κοινοποιήσει το Υπουργείο Εργασίας σχετικά με το ανωτέρω θέμα, για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, είναι υποχρεωτική πλέον η ηλεκτρονική υποβολή αναγγελίας πρόσληψης, πίνακα προσωπικού, αναγγελίας οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, καταγγελίας σύμβασης αορίστου χρόνου, βεβαίωσης - δήλωσης για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου, σύμβασης Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας και Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας, ενώ η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε8 (Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης) καθίσταται υποχρεωτική από 1/8/2013.

​

Σε ποιες περιπτώσεις απαιτείται η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε4

Η υποβολή του εντύπου Ε4 (Πίνακας Προσωπικού) είναι υποχρεωτική για τους εξής λόγους:

1. Συγκεντρωτικός πίνακας προσωπικού
Οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλουν μία φορά το χρόνο, εντός προθεσμίας δύο μηνών και συγκεκριμένα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου, πίνακα προσωπικού. Για πρώτη φορά φέτος, η υποβολή του συγκεντρωτικού πίνακα, που ξεκίνησε στις 15 Σεπτεμβρίου, γίνεται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος «Εργάνη».
Με τον τρόπο αυτόν, η καταγραφή των εργαζομένων σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας, θα είναι αρκετά πιο αναλυτική σε σχέση με τον παλαιό πίνακα προσωπικού που υπέβαλαν όλες οι επιχειρήσεις στο Σ.ΕΠ.Ε. και όπως είπε σε σχετική ανακοίνωσή του ο Υπουργός Εργασίας, στις 16 Νοεμβρίου θα έχουμε την «ακτινογραφία» των μισθωτών όλης της χώρας με ακρίβεια και με λεπτομέρεια: Πόσοι, ποιοι και που εργάζονται, με τι μισθούς και με τι τύπο σύμβασης.
Σε κάθε περίπτωση, παρά το ότι ο εκσυγχρονισμός και η αυτοματοποίηση των υπηρεσιών του Υπουργείου Εργασίας και η σύνδεση με το ΙΚΑ και τον ΟΑΕΔ είναι αυτονόητα προς τη σωστή κατεύθυνση, θα ήταν θετικό η κάθε πρόσληψη να ενημερώνει αυτόματα και τον Πίνακα Προσωπικού, κάτι που θα μείωνε τις υποχρεώσεις υποβολής από τις επιχειρήσεις και την γραφειοκρατία.

2. Πίνακας προσωπικού σε περίπτωση νέων προσλήψεων
Το έντυπο Ε4 που υποβάλλεται συμπληρωματικά ως προς τις νέες προσλήψεις, υποβάλλονται ηλεκτρονικά το αργότερο την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, καθώς και όσοι εργοδότες δημιουργούν παραρτήματα με νέες προσλήψεις εργαζομένων, μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4, εντός τριών (3) εργασίμων ημερών από την απογραφή στην αρμόδια Υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

3. Τροποποιητικός πίνακας σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών
Ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα νέα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή.

4. Τροποποιητικός σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας
Ο εργοδότης υποβάλλει ηλεκτρονικά το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα νέα στοιχεία της αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, την ίδια ημέρα ή το αργότερο εντός δύο (2) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.
Να σημειώσουμε ότι δεν απαιτείται η ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο.

​

Σε ποιες περιπτώσεις παραλαμβάνονται χειρόγραφες καταστάσεις προσωπικού από τις αρμόδιες Υπηρεσίες του Σ.ΕΠ.Ε. και Ο.Α.Ε.Δ.

Οι υπηρεσίες του ΣΕΠΕ συνεχίζουν να παραλαμβάνουν καταστάσεις προσωπικού μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ΠΣ ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ εξ’ αιτίας του ιδίου του ΠΣ. Εάν επιλεγεί η κατάθεση με προσέλευση του υπόχρεου στην αρμόδια Υπηρεσία, εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται τα έντυπα που χρησιμοποιούνταν έως σήμερα.

Οι εργοδότες αυτοί χωρίζονται ενδεικτικά σε:

1) εργοδότες που έχουν απογραφεί στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με περισσότερα του ενός ΑΜΕ

2) εργοδότες που δεν έχουν απογραφεί με ΑΦΜ στο πληροφοριακό σύστημα ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (πχ. διαχειριστές πολυκατοικιών)

3) εργοδότες που δεν έχουν την υποχρέωση απογραφής στο ΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λόγω του ότι απασχολούν εργαζόμενους οι οποίοι δεν ασφαλίζονται στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (πχ. εργάτες γης).